在家办公和学习，哪些工具最好用？

今天是 2 月 3 日，星期一，你们的公司/学校响应 “停课不停学，停班不停工” 的号召了吗？

如果你所在的企业或团队一直都有自己成熟的办公系统或工具，相信即便在这样一个特殊时期，应对完全不成问题；而平时没有这方面考量的企业或团队，大多或考虑常用工具，比如微信和 QQ，直到把它们的功能榨干为止。

本文包含三个部分，具体方案可直接查看 002、003。

001. 

要做到高效的远程办公/教学，至少满足三个前提。

①相对优质且稳定牢固的工作/学习环境和软硬件配置；②较低的认知成本，所选择的工具必须让员工/学生能够在极短时间内快速上手，工作/学习流程和习惯不能贸然发生明显变化；③保持工作/学习时间的一致性，做到多人多地同时同步。

① 相对优质且稳定牢固的工作/学习环境和软硬件配置；

远程办公/学习的环境通常都由员工/学生自行决定，有人可能正躺在被窝里，有人可能在客厅的沙发上。如果难以做到自律，可以适当主动为自己分区。比如卧室是休息区，不工作，客厅是工作区，不休息。但不用太刻意分区，增加烦恼。

其次，你的手里有些什么样的硬件大多情况已是必然。影视工作者通常会有高配的后期电脑，特别是高配笔记本随身携带；学生手上不一定有电脑或平板，但至少有一部智能手机。

要保证所使用软件的稳固，最最可靠的，通常是像微信、QQ 这样的国民应用。如果你和你的团队有更换更高效应用的意愿，必须要考量它的稳定性。

必须提到的是，如果你在家办公/学习，你的网络也会成为较大的影响之一。这个时候国内常见应用、国民常用应用可能是最优选择。比如原先有 VPN 支持的公司用国外的谷歌文档、Paper，而在家办公就会出现严重的同步问题甚至打开问题。

② 较低的认知成本和有延续性的工作/学习习惯。

我们并不认为常用的社交聊天工具（微信、QQ）不适合作为远程办公的辅助工具。相反，如果你贸然向自己的团队推荐某个相对复杂、功能繁多的工具，门槛不够低或者不够亲民的情况下，假如没有足够的技术支持或者权威的教程，短期内的学习成本才是阻碍团队效率的第一座大山。

同时，我们还需要保持工作习惯的一致性，暂时只改动和解决远程办公相对传统办公的劣势，比如开会或讲课不能面对面，进度难以随时跟进，有问题不能及时指出和演示，作业或方案不能及时收发和提交……

如果想把这次疫情作为工作/教学效率改进的契机，有较为先进的服务或工具要实施，也最好配套相对权威和先进的技术支持和教程服务。

③ 保持工作/学习时间的一致性，做到多人多地同时同步。

在家办公/学习对员工或学生来说或许意味着宽松和自由，但也是工作和学习效率低下的隐患。如果你所在的企业、学校或团体原先没有长期远程工作/学习的经验，最好先保持工作/学习时间的一致性。

比如原先是朝九晚六，那么仍然以这个时间来进行作息，也可做一些微调。通过公告或通知，要求大家提前进入工作状态。规定时间外，该休息休息。

基于以上前提，我们提供相对保守和对长期有益的两种远程办公/学习解决方案。

002. 

保守方案：使用微信、QQ 等国民应用，辅以部分高效应用或技能，解决短期需求。

“有事儿？拉个群吧！”

这是常见手段，实际上也能解决大部分的沟通问题。在我们看来，常用聊天工具之所以能被很多人作为办公工具，一定有它的内在原因，比如较低的认知成本、常用功能的可触达。你随时可以拉小群或私聊，又或者通过语音、视频来解决问题。

“这样说不清楚，语音或者视频可以吗？”

当普通文字或语音消息无法满足需求时，团队成员们可以非常方便地转向语音连线、电话以及视频。微信支持 9 人视频同时在线，QQ 可支持同时最多 16 人在线，不管在免费还是付费工具中，都已经很不错了。

当然，一些团队会选择使用 ZOOM 作为音视频互动工具，支持最多 1000 名参会者或 10000 名观看者同时在线，疫情期间中国免费。

“我没太明白你说的，可以截个图或者发个小视频吗？”

当对方无法明白你的指的是什么或者你想表达的是什么时，你很希望对方能发个截图标记一下，或者录个小视频说明问题。这些基本功能，微信或 QQ 都能满足你。当然，你也可以借助其他的工具或方法，比如：

“还是不太明白，有什么工具可以远程演示一下的？”

当对方还是不太明白你要表达的是什么时，通常需要远程演示工具的协助。如果你的演示方法是开着微信的视频、摄像头对准电脑屏幕一晃一晃地跟对方沟通，那么建议你使用 QQ 的屏幕共享和白板功能。当然，Zoom 也支持在线演示。

“这个文件太大了，感觉传输要很久，怎么办？”

宣传工作者、视频工作者、设计师等从业人员往往会遇到相对较大的文件，传输较久，网络不稳定，而微信又有大文件限制。如果你和你的团队不是百度网盘的会员，建议使用即时传输工具。这里我们推荐 Send Anywhere 、Firefox Send 、奶牛快传。

在这种情况下，开会或讲课不能面对面、有问题不能及时指出和演示基本都能解决。至于进度的跟进，实际上有很多公司，特别是不成熟的企业或团队，即便不在远程办公的情况下，都没有对应的流程，哪怕是一块白板或一份表格。如果有，你总有办法把它放到线上的。

003. 

长期方案：考虑更加专业的协作工具、项目工具、会议工具、教学工具，制定高效的办公/教学流程，迈出长期高效的第一步。

虽然面对疫情，TBK 的办公方式几乎没有改变：使用可视化任务工具来进行任务分配和进度追踪，使用在线文档工具来进行写作和协作。

对于任务的分配和进度追踪，国内外有很多应用可以支持，比如 Asana、Trello、Teambition 等等。TBK 目前使用的是 Asana，原因之一是，颜值高、交互好，设计极简。我们为每个板块设置一个项目，并把 GTD 部署到其中，根据 GTD 的属性，让每一件事都有明确的下一步行动。

通过项目看板，对该项目的所有事项一览无余。对每一个项目，你都可以设置具体的时间、任务、负责人，甚至设置子任务。每个人通过自己的任务清单也对任务一览无余。同时，它也有即时聊天、日报周报、附件上传等功能。

在设计和开发方面，由于相对独立，我们所使用的是 Asana+Paper+Coding，其中 Paper 用于具体的需求分析和讨论，Coding 用于开发推进和代码存放。这方面相对成熟的团队都有自己的处理工具，无须多讲。

除此之外的日常文档写作和协作，你可以选择使用在线文档工具。除了将本地文档搬到线上，还拥有更多优势，比如即时保存，避免文档丢失；多人同时协作，提高效率，更可实时讨论；文档共享，方便收发作业；幻灯片演示，可以在线开课；数据收集比平时高效至少十倍……

目前国内被用得较多也相对比较优秀的，有腾讯文档、石墨文档、金山文档。其中腾讯文档和微信、QQ 相辅相成，认知成本较低，账号使用简便；金山文档基于金山 WPS ，格式支持相对丰富，扩展能力较强，可与 WPS Office 联动；石墨文档 UI 界面美观，拥有较高的颜值和舒适的交互，设计感自成一派。三者都有非常优秀的服务能力，针对这次疫情，也向用户提供了更多的优惠和支持。

由于经常进行视频创作和图片设计，大文件传输是必不可少的的需求。我们所使用的，仍然是刚才提到的那些常用应用：Send Anywhere 、Firefox Send 、奶牛快传。

实际上，你可以看到，为了保证远程办公的高效，对流程的设计和对应用的选择同等重要。在一些流程中，我们其实并没有用完某一个应用的全部功能。

之后的内容中，我们将以某一两个常用工具为例，通过视频教程的方式，来讲解远程工作/教学的具体操作。

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